Chegou uma diligência do Tribunal de Contas? Como estruturar a resposta passo a passo

O ofício chega por e-mail, pelo sistema eletrônico do Tribunal de Contas ou em papel, com um título que assusta: diligência. Nele, o Tribunal pede documentos, informações ou esclarecimentos sobre uma licitação, um contrato, uma folha de pagamento ou a prestação de contas do município. O prazo costuma ser curto, e a primeira reação de muitos gestores é empurrar a tarefa para a secretaria responsável e esperar.

Esse é o começo de muitos problemas. Uma diligência bem respondida costuma encerrar a dúvida do Tribunal ali mesmo. Uma diligência ignorada, respondida fora do prazo ou com documentos incompletos tende a se transformar em apontamento, audiência, multa e, nos casos mais graves, em julgamento irregular das contas. Este artigo mostra como estruturar a resposta passo a passo.

O que é uma diligência e o que ela não é

A diligência é um ato de instrução do processo. Por meio dela, o Tribunal de Contas, antes de formar sua opinião, pede ao órgão ou ao responsável os elementos que faltam para entender o que aconteceu: cópias de processos, contratos, notas fiscais, folhas de pagamento, justificativas técnicas, relatórios.

Ela é diferente de outros atos que costumam chegar ao gestor:

• Diligência: pede informações e documentos. Ainda não há acusação formal; o Tribunal está apurando.
• Audiência: chama o responsável para apresentar razões de justificativa sobre irregularidades já identificadas.
• Citação: chama o responsável para apresentar defesa ou recolher valores, quando há indício de dano ao erário.

Essa diferença importa. Na diligência, o objetivo principal é esclarecer e comprovar. Uma resposta completa nessa fase pode evitar que o processo avance para a audiência ou a citação.

Passo 1: registrar a data e calcular o prazo no mesmo dia

O prazo começa a correr da ciência da comunicação, inclusive quando ela é feita por meio eletrônico. O primeiro passo, portanto, é registrar:

• a data de recebimento ou de ciência no sistema;
• o prazo indicado no ofício e a forma de contagem prevista nas normas do Tribunal;
• o número do processo e o responsável notificado.

Se o prazo for insuficiente, verifique se o Tribunal admite pedido de prorrogação e em que condições. O pedido deve ser feito antes do vencimento, com justificativa concreta, como o volume de documentos ou a necessidade de informações de terceiros.

Passo 2: ler o que exatamente está sendo pedido

Parece óbvio, mas boa parte das respostas falha aqui. Antes de reunir qualquer documento, transforme o ofício em uma lista numerada de itens. Cada pedido do Tribunal vira uma linha, com:

1. o que foi pedido, com as palavras do próprio ofício;
2. qual setor tem a informação;
3. quais documentos comprovam a resposta;
4. quem é o responsável por entregar cada parte.

Essa lista vai guiar todo o trabalho e servir de roteiro para a resposta final. Se algum ponto do ofício estiver ambíguo, registre a interpretação adotada e explique isso na resposta.

Passo 3: designar um responsável e reunir os documentos

Uma diligência que depende de várias secretarias precisa de um coordenador: alguém que cobre prazos internos, receba os documentos e confira se estão completos. Sem isso, cada setor manda o que acha suficiente, e a resposta chega fragmentada.

Na reunião dos documentos, alguns cuidados evitam retrabalho:

• envie cópias integrais dos processos pedidos, e não apenas trechos;
• confira se os documentos estão legíveis, assinados e datados;
• verifique se as informações de diferentes setores são coerentes entre si;
• separe o que existe do que não existe. Se um documento não foi produzido, a resposta deve dizer isso com clareza e explicar a razão.

Passo 4: estruturar a resposta item por item

A resposta deve permitir que o técnico do Tribunal encontre, em poucos minutos, a informação de cada ponto. Uma estrutura que funciona bem:

1. Identificação: número do processo, órgão, responsável e referência ao ofício recebido.
2. Síntese: um parágrafo curto informando que a resposta trata de todos os itens e quantos anexos a acompanham.
3. Resposta por item: para cada pedido, na mesma ordem do ofício, o texto da pergunta, a resposta objetiva e a indicação do anexo que a comprova.
4. Esclarecimentos adicionais: contexto relevante, como dificuldades enfrentadas ou mudanças de gestão, com base no art. 22 da LINDB.
5. Providências adotadas: se a diligência revelou alguma falha, o que já foi feito para corrigi-la.
6. Lista de anexos: numerada, com descrição de cada documento.

A linguagem deve ser objetiva e técnica. Respostas longas, com argumentos genéricos e sem documentos, cansam o leitor e enfraquecem a credibilidade do órgão.

Passo 5: revisão técnica e jurídica antes de protocolar

Antes do envio, a resposta deve passar por uma revisão com três perguntas:

• Todos os itens foram respondidos? Um item sem resposta tende a ser interpretado como não atendimento.
• Os documentos comprovam o que o texto afirma? Qualquer contradição entre a resposta e os anexos será notada.
• A resposta cria algum risco novo? Às vezes, ao explicar um ponto, o órgão admite outra falha sem perceber. Uma leitura jurídica identifica esses trechos.

Passo 6: protocolar e acompanhar

Protocole a resposta pelo meio indicado no ofício e guarde o comprovante. Depois, acompanhe o andamento do processo. Se o Tribunal fizer nova diligência ou converter o processo em audiência, o histórico organizado da primeira resposta será a base da próxima manifestação.

E quando o pedido vem do Ministério Público?

O Ministério Público também pode requisitar informações e documentos, por exemplo no âmbito de um inquérito civil. A Lei 7.347/1985 prevê que o Ministério Público pode requisitar certidões, informações, exames ou perícias, em prazo que assinalar, não inferior a dez dias úteis (art. 8º, § 1º). A mesma lei tipifica como crime a recusa, o retardamento ou a omissão de dados técnicos indispensáveis à propositura da ação civil pública, quando requisitados pelo Ministério Público (art. 10).

A lógica da resposta é a mesma: prazo controlado, resposta item por item, documentos organizados e revisão antes do envio. Para entender as diferenças entre a atuação do Tribunal de Contas e do Ministério Público na fase de defesa, veja o nosso artigo sobre defesa perante o TCE e o MP.

Perguntas frequentes

O que acontece se a diligência não for respondida? As Leis Orgânicas dos Tribunais de Contas costumam prever multa pelo não atendimento de diligência no prazo, sem prejuízo de o processo seguir com base nas informações disponíveis, o que normalmente é desfavorável ao órgão. A omissão também pesa na avaliação da boa-fé do gestor.

Quem assina a resposta? Em regra, o responsável notificado ou a autoridade máxima do órgão. Ex-gestores notificados sobre atos do seu período também devem responder, ainda que precisem pedir os documentos à gestão atual.

Posso responder só com documentos, sem texto? Não é recomendável. Sem uma explicação que relacione cada documento ao item pedido, o técnico do Tribunal pode não encontrar a informação ou interpretá-la de forma diferente da pretendida.

Conclusão

A diligência é a melhor oportunidade que o gestor tem para esclarecer uma dúvida do Tribunal de Contas antes que ela vire problema. Tratada com método, com prazo controlado, resposta item por item e documentos organizados, ela costuma encerrar a questão. Tratada como mais um papel na pilha, ela abre caminho para processos mais longos e mais caros.