O processo de contratação está pronto para avançar? Checklist da fase preparatória antes do edital

O setor de compras tem pressa, a secretaria demandante também, e o edital precisa sair. Nesse momento, é comum que o processo avance com lacunas: um estudo técnico preliminar genérico, uma pesquisa de preços frágil, uma minuta copiada de outro órgão. Os problemas aparecem depois, em forma de impugnação, licitação deserta, contrato mal executado ou apontamento do Tribunal de Contas.

Com a Lei 14.133/2021, a fase preparatória passou a ser o centro do processo de contratação. É nela que se decide o que comprar, por que, como e por quanto. Este artigo traz um checklist prático para responder à pergunta que todo gestor deveria fazer antes de autorizar a publicação: o processo está realmente pronto para avançar?

O que a lei exige na fase preparatória

O art. 18 da Lei 14.133 define a fase preparatória como a etapa de planejamento, que deve ser compatível com o plano de contratações anual e com as leis orçamentárias. A lei lista o que essa fase deve abordar, entre outros pontos:

• a descrição da necessidade, a partir do estudo técnico preliminar;
• a definição do objeto, por termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou executivo;
• as condições de execução e pagamento e as garantias exigidas;
• o orçamento estimado, com as composições dos preços;
• a elaboração do edital e da minuta do contrato;
• o regime de execução e a modalidade de licitação;
• a análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução do contrato.

1. A demanda está formalizada e prevista no planejamento?

Todo processo começa com o documento de formalização da demanda (DFD), em que a área requisitante descreve a necessidade. Confira se ele:

• explica o problema a ser resolvido, e não apenas o produto desejado;
• indica quantidades com base em dados do município, como consumo histórico;
• está vinculado ao plano de contratações anual, quando o município o adota.

Se a contratação não estava prevista no plano, o processo deve justificar a inclusão. E se algo parecer fora do lugar já nesta etapa, como uma demanda fracionada ou uma urgência sem explicação, veja o nosso artigo sobre o que fazer diante de um risco na contratação.

2. O estudo técnico preliminar responde às perguntas certas?

O ETP é o documento que demonstra que a solução escolhida é a mais adequada. O art. 18, § 2º, exige que ele contenha pelo menos cinco elementos: descrição da necessidade, estimativa de quantidades com memória de cálculo, estimativa do valor, justificativa para parcelar ou não a contratação e posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação.

Sinais de que o ETP não está pronto:

• a necessidade está descrita de forma genérica, que serviria para qualquer município;
• as quantidades não têm memória de cálculo;
• não houve levantamento de alternativas de mercado;
• a conclusão apenas repete o objeto, sem justificar a escolha.

3. O termo de referência permite fiscalizar o contrato?

O termo de referência (ou o projeto básico, no caso de obras e serviços de engenharia) é o documento que o fiscal vai usar durante toda a execução. Ele precisa trazer a definição do objeto, o modelo de execução, o modelo de gestão do contrato, os critérios de medição e pagamento e os requisitos da contratação.

Uma boa pergunta de controle: se o fornecedor entregar algo diferente do esperado, o termo de referência permite apontar a falha com clareza? Se a resposta for não, o documento precisa ser revisto antes da publicação.

4. O orçamento estimado tem fontes documentadas?

A estimativa de valor é um dos pontos mais fiscalizados. O art. 23 lista os parâmetros de pesquisa de preços, como sistemas oficiais de preços, contratações similares de outros órgãos, mídia especializada, pesquisa direta com fornecedores e base de notas fiscais eletrônicas.

Antes de avançar, confira se:

• as fontes estão identificadas, com data de consulta;
• foram priorizadas fontes públicas, com a pesquisa com fornecedores como complemento;
• preços muito discrepantes foram analisados e, se for o caso, descartados com justificativa;
• a metodologia de cálculo (média, mediana, menor preço) está explicada.

5. Os riscos foram identificados?

A análise de riscos não precisa ser um documento extenso em contratações simples, mas precisa existir. Um quadro com os principais riscos, a probabilidade, o impacto e as medidas de mitigação já mostra que o planejamento considerou o que pode dar errado: licitação deserta, atraso na entrega, produto de baixa qualidade, aumento de preços durante a execução.

Em obras e serviços de grande vulto e nos regimes de contratação integrada e semi-integrada, a lei exige matriz de riscos formal no contrato (art. 22, § 3º).

6. As exigências do edital são proporcionais?

Exigências de habilitação excessivas afastam competidores e são motivo frequente de impugnação e de apontamento. Confira se:

• os requisitos de qualificação técnica têm relação com o objeto;
• as exigências de qualificação econômico-financeira são compatíveis com o valor e o risco do contrato;
• não há especificações que direcionem para uma marca ou fornecedor sem justificativa técnica.

7. Há dotação orçamentária e as minutas estão completas?

O processo deve indicar a dotação orçamentária que vai suportar a despesa. As minutas do edital e do contrato devem estar completas e coerentes com o termo de referência, incluindo prazos, sanções, critérios de reajuste e forma de pagamento.

8. O processo passou pelo controle prévio de legalidade?

Ao final da fase preparatória, o processo deve seguir para o órgão de assessoramento jurídico, que faz o controle prévio de legalidade (art. 53). O parecer deve apreciar todos os elementos indispensáveis à contratação e ser redigido em linguagem simples e compreensível.

O parecer não é mera formalidade. Ele é a última oportunidade de identificar problemas antes que eles se tornem públicos com o edital. Quando o gestor decide de forma diferente da recomendação jurídica, deve registrar por escrito a motivação.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar a fase preparatória? Depende da complexidade do objeto. O importante é que ela seja planejada com antecedência, a partir do calendário do plano de contratações, para que a pressa não leve à publicação de processos incompletos.

O parecer jurídico pode ser dispensado? A lei admite a dispensa em hipóteses específicas, conforme ato da autoridade jurídica máxima, em razão do baixo valor, da baixa complexidade ou da padronização. Fora dessas hipóteses, o controle prévio é obrigatório.

Usar modelos de editais de outros órgãos é permitido? É uma prática útil, desde que o modelo seja adaptado ao objeto e à realidade do município. Trechos copiados sem revisão são facilmente identificados e geram questionamentos.

Conclusão

Um processo bem preparado é mais rápido, e não mais lento. Ele reduz impugnações, evita licitações fracassadas e dá ao fiscal do contrato um instrumento claro para cobrar a boa execução. Antes de autorizar a publicação do edital, vale percorrer o checklist com calma: o tempo investido na fase preparatória costuma ser recuperado várias vezes nas fases seguintes.